5 maneras de aprovechar la tecnología para comunicarse capazmente con su equipo
El lugar de trabajo contemporáneo está en constante cambio. Casi todos los días surgen nuevas tecnologías y programas informáticos, y se crean y recogen nuevas maneras de trabajar a un ritmo rápido. Esto tiene tanto ventajas como inconvenientes para las empresas. Por ejemplo, ahora es mucho más fácil que nunca contribuir con los miembros del equipo en proyectos a distancia o almacenar los documentos de la empresa en la nube en lugar de en un archivador físico.
Sin embargo, este entorno apresurado también puede dificultar más que nunca la conexión a medida que la organización crece. Los miembros del equipo pueden estar ubicados en diferentes lugares, tener horarios agitados que limitan su disponibilidad durante el horario laboral estándar o simplemente prefieren comunicarse de ciertas maneras (como los mensajes de texto) en lugar de otras (como hablar por teléfono).
Hemos visto de primera mano cómo las negocios luchan por mantenerse conectadas a medida que los equipos crecen. Aquí tienes cinco consejos para consumir la tecnología para comunicarte más vigorosamente con tu equipo:
Celebrar reuniones semanales con su equipo
Una de las formas más importantes de mantenerse conectado con su equipo es celebrar reuniones periódicas. Sin embargo, puede ser difícil programar y celebrar regularmente reuniones semanales con todo el equipo si éste se encuentra en otro lugar del país o del mundo. Por suerte, hay una serie de plataformas de reuniones virtuales o en línea que están diseñadas para ayudar a las companias con estos desafíos. El uso de una plataforma de reuniones virtuales puede ayudarle a mantener estas herramientas clave de comunicación del equipo en su horario habitual, sin importar dónde se encuentren los miembros de su equipo o lo ocupados que estén. Además, las reuniones en línea tienen otras ventajas que las reuniones tradicionales en persona no tienen. Por ejemplo, puede grabar fácilmente las reuniones virtuales para que, cuando haya recuerdos contradictorios sobre lo que ocurrió o quién dijo qué, pueda inquirir la grabación de la reunión. También puedes emplear las funciones de colaboración en circunstancia real para colaborar documentos y gráficos con todos los participantes en la reunión.
Utilizar la videoconferencia para la comunicación a distancia
Puede haber ocasiones en las que quieras comunicarte enérgicamente con los miembros del equipo pero no tengas el ancho de banda necesario para una reunión completa. Por ejemplo, es casual que desee inquirir a un miembro del equipo sobre un proyecto urgente que debe completarse lo antes arriesgado y no tiene temporada para programar una reunión. O puede que simplemente quiera ponerse en contacto con un miembro del equipo para hacerle conocer que aprecia su trabajo. O tal vez tienes un miembro del equipo que está a distancia pero que necesita desesperadamente que le pongas al corriente de un proyecto o reunión urgente. En estos casos, la videoconferencia con los miembros de su equipo puede ser una forma rápida y sencilla de comunicarse eficazmente y asegurarse de que todos están en la idéntica línea.
Establece expectativas claras y un protocolo de comunicación claro.
Si gestionas un equipo remoto, es sólido establecer un protocolo de comunicación claro. Por ejemplo, ¿te comunicas por correo electrónico o prefieres servirse herramientas como Slack? ¿Su equipo prefiere comunicarse por medio de mensajes de texto o llamadas de voz? Puede resultarte útil tener en cuenta que, de media, la comunicación escrita tarda unas tres veces más en crearse que en leerse.
En otras palabras, se tarda mucho más en escribir un correo electrónico que en leerlo. Además, los correos electrónicos pueden ser fácilmente malinterpretados y a travéz se olvidan, quedando en la bandeja de entrada de alguien durante meses. logitech meetup webcam Para evitar estos problemas, puedes engendrar un protocolo de comunicación que defina claramente cómo prefiere tu equipo comunicarse entre sí.
Aquí tienes algunos consejos para hacerlo:
- - Establezca una cadencia de comunicación coherente. - Al programar ciertos tipos de comunicación -como las reuniones de control o las reuniones individuales- de forma constante, los convierte en parte de su procedimiento operativo estándar. Esto hace que la comunicación sea mucho más significativa, a la vez que facilita la tarea de tachar estos elementos de la lista de tareas.
- - Tenga en cuenta su tono. - Es fácil malinterpretar un correo electrónico cuando no prestas mucha atención a tu tono, lo que puede llevar a una mala comunicación. Si no tienes cuidado, puedes ofender a los miembros de tu equipo o hacer que se sientan poco valorados. Por ejemplo, un correo electrónico en el que expreses tu gratitud por el tarea de un compañero puede interpretarse como condescendiente si utilizas un tono formal (por ejemplo, "Agradezco tu función en este proyecto"). O, si utilizas un tono informal, puede ser malinterpretado como poco profesional (por ejemplo, "¡Gracias por tu ayuda en este proyecto!").
- - Utiliza metodos de comunicación más modernas. - La clásica cadena de correos electrónicos puede resultar larga y desordenada, y es fácil olvidar quién envió qué y el contexto de la conversación. Para evitarlo, puedes cambiar a una forma de comunicación más moderna, como un chat de grupo. Los chats de grupo son estupendos para las discusiones públicas o de uno a muchos.
Utiliza una herramienta de colaboración digital
Si trabajas regularmente con clientes o socios, querrás asegurarte de que tu equipo tiene la capacidad de comunicarse vigorosamente con otros fuera de la organización. Una buena manera de hacerlo es consumir una herramienta de colaboración digital que permita a su equipo comunicarse con clientes y socios en duración real. Uno de los mayores retos de la comunicación en equipo es el hecho de que los diferentes miembros del equipo prefieren dedicar diferentes canales de comunicación.
Algunos prefieren el correo electrónico, otros las llamadas de voz y otros las videollamadas. Desgraciadamente, puede ser difícil hacer un seguimiento de los métodos de comunicación preferidos por cada miembro del equipo, y aún más difícil afirmarse de que la comunicación se produce en toda la organización. Una herramienta de colaboración digital puede resolver estos problemas.
Puede utilizarla para crear un espacio en el que toda la comunicación esté centralizada, de modo que todos los miembros del equipo puedan seguirla fácilmente. Además, puede consumir el exacto espacio para almacenar información, incluidos documentos, vídeos y presentaciones, de modo que su equipo tenga una ubicación central para dar con el paradero de información sobre un proyecto o cliente.
Resumiendo
La comunicación es uno de los aspectos más importantes de cualquier relación, incluida la de tu empresa. Con tantos empleados trabajando a distancia y en diferentes zonas horarias, puede ser difícil mantenerse conectado y en la parecida página, pero es posible.
Para mejorar la comunicación, empieza por celebrar reuniones semanales con tu equipo y utiliza la videoconferencia para la comunicación a distancia. Establece unas expectativas y un protocolo de comunicación claros y utiliza una herramienta de colaboración digital para nutrir todo centralizado y facilitar el seguimiento de tu equipo.